Open Space
Существует два вида планировки офисного пространства – открытая (open space) и кабинетно-коридорная. Для российских компаний более привычна вторая схема, а в западных офисах процветает open space.
Главный плюс открытой планировки – оптимизация расходов на аренду помещения и ремонт. За счет отсутствия лишних стен рациональное использование площади офиса увеличивается на 30%. Плюс в таком офисе можно разместить большее количество сотрудников. Эксперты отмечают, что открытая планировка помогает не только оптимизировать расходы, но и повысить продуктивность работы коллектива. Так как сотрудники разных отделов находятся в одном помещении, у них появляется возможность обсуждать проекты и беспрепятственно обмениваться информацией. Есть и минусы: например, в случае, если рядом с бухгалтерским отделом будут сидеть менеджеры по продажам, потери времени у персонала будут колоссальны. Поэтому при планировке open space так важно грамотное расположение «спокойных» и «активных» отделов.
Hot desking: система подвижных рабочих мест
Hot desking – популярная в Европе и США схема работы, позволяющая сократить расходы на аренду офиса до 30–40%. Суть системы hot desk (англ. «горячий стол») в том, что несколько сотрудников пользуются одним рабочим местом в разное время.
Это актуально для компаний, сфера деятельности которых не требует от сотрудников постоянного присутствия в офисе – консалтинг, например. Сотрудники PriceWaterhouseCoopers и других консалтинговых и аудиторских фирм большую часть времени проводят на переговорах в офисах клиентов. Так зачем обеспечивать рабочими местами 4 тыс. сотрудников компании одновременно?
В данном случае hot desking представляет собой по-настоящему грамотную организацию работы в офисе. Заблаговременно забронировав себе стол через специальную программу или через секретаря, сотрудники приходят к назначенному времени, пользуются на рабочем месте собственным ноутбуком или заходят в систему под своим логином и паролем. Вещи и документы можно хранить в личном шкафчике.
Альтернативные форматы аренды офиса
Такие форматы, как виртуальный офис, аренда рабочих мест и аренда переговорных комнат, появились в США в 1980-х годах. Все три формата возникли вместе с полностью оборудованными офисами (их еще называют serviced offices – «обслуживаемые офисы»). Идея таких офисов близка к идее гостиниц и заключается в том, что арендатор может воспользоваться офисом с мебелью, техникой и ремонтом на короткий период времени (от часа) или на длительный срок.
Миниофис: аренда рабочих мест
Истоки формата «мини офис» лежат в таком явлении, как коворкинг. Принято считать, что первый коворкинг-центр появился в 2005 году в США. Инициативу проявили фрилансеры – они пришли к выводу, что гораздо выгоднее будет арендовать одно помещение на несколько человек и разделить между собой расходы на содержание офиса.
Суть формата состоит в том, что, арендуя одно рабочее место, можно пользоваться всеми общими офисными зонами – холлом для приема клиентов, переговорными комнатами и кухней. Рабочее место, как правило, оборудовано компьютером с выходом в интернет, либо арендатор приносит свой ноутбук. Также можно воспользоваться общей офисной техникой.
В одном кабинете находятся сразу несколько компаний, сферы деятельности которых различны. Когда арендаторам предстоит деловая встреча, они бронируют переговорную комнату на необходимое время. Печать документов, прием секретарем корреспонденции, определенный лимит часов доступа в переговорную комнату чаще всего включены в стоимость аренды рабочего места. Как дополнительные услуги могут выступать услуги курьера, размещение рекламных вывесок в офисном центре и так далее.
Основное достоинство формата «миниофис» состоит в его экономичности. Средняя стоимость аренды рабочего места за рубежом составляет около $200–300 в месяц, в Петербурге и Москве – от 5 тыс. до 10 тыс. рублей, в зависимости от расположения офиса. Кроме того, небольшая компания из двух человек или фрилансер получают возможность принимать клиентов в престижном офисе в центре города, что положительно сказывается на их имидже.
Аудитория формата в России на сегодня – это малый бизнес, компании, занятые в сфере туризма, логистики, юриспруденции, недвижимости и рекламы. За рубежом к нему часто обращаются фрилансеры – дизайнеры, журналисты, специалисты по рекламе.
Офис на час: аренда переговорных комнат
Аренда малых и больших переговорных комнат и конференц-залов в бизнес-центрах становится все более распространенной. Условно аудиторию этого формата можно разделить на три группы:
• Предприниматели без офиса.
• Компании, основной офис которых расположен на окраинах. Им офис в центре города нужен для имиджевых целей.
• Иногородние или иностранные бизнесмены, находящиеся в командировке.
Услуга пользуется популярностью у образовательных курсов, тренинговых агентств, а также у компаний, которые занимаются набором персонала, страхованием, недвижимостью и торговлей. Офис на час арендуют и частные консультанты – юристы, психологи. На стоимость услуги влияет опять же расположение помещения, а также его размер. В Москве стоимость варьируется от 500 до 1200 рублей в час, в Петербурге – от 300 до 700 рублей в час.
Виртуальный офис
Услуга «виртуальный офис» заключается в том, что клиент может пользоваться престижным адресом реального бизнес-центра для приема деловой корреспонденции и время от времени проводить переговоры в офисе. Большинство компаний предоставляют клиентам услуги по переадресации звонков, а также такие дополнительные опции, как fax-to-e-mail.
В России виртуальные офисы открывают региональные компании, которым необходимо имиджевое представительство в столице. С помощью открытия таких офисов очень выгодно выходить на новый рынок и минимизировать расходы на аренду на начальном этапе. Открыв виртуальный офис, компании уже без спешки занимаются подбором подходящего для их деятельности офисного помещения.
Минимальный по стоимости пакет услуг, в который входит только престижный адрес и обработка корреспонденции за рубежом, будет стоить от $75 в месяц, в России – от 3000 рублей в месяц. Если в пакет включено определенное количество часов доступа к переговорной комнате, то цена увеличивается (до $1000 в Европе и США и до 18 тыс. рублей в Москве). Средняя стоимость услуги в России составляет 5 тыс. рублей в месяц.
Можно выделить несколько компаний, которые являются крупнейшими игроками рынка альтернативной офисной аренды. Такие компании предоставляют все три услуги – аренда рабочих мест, офис на час и виртуальный офис. Самая известная из них – Regus, первый офис которой открыл двери для клиентов в 1989 году в Брюсселе. Сегодня Regus – это настоящая империя полностью оборудованных офисных центров, офисы под этим брендом есть в 80 странах мира, в том числе и в России. Другие крупные международные компании в этой сфере – Servcorp, Davinci, Compass Offices и Alliance virtual Offices. Их клиентами являются как международные корпорации, так и фрилансеры.
В России есть несколько подобных компаний, в основном в столице: бизнес-центр «Деловой», «Matrix Office», «Стол&Стул». В Петербурге в этом сегменте работает компания «Офис-М», управляющая сетью полностью оборудованных офисов в деловом центре города. По мнению экспертов, альтернативная аренда офисов получит полноценное развитие в России – не только в Петербурге и Москве, но и в других городах.